作為外貿業務員，每天都會收到很多電子郵件（哦，你每天只有一封，那努力吧），那么你是如何管理和答復這些郵件的呢？我的一些個人看法，供參考:
如何識別真假詢盤：
你可能每天都會收到很多新的訊盤，特別是如果你做了網絡推廣的話，但是其中有很多是無用或者虛假的訊盤，如果是一個真的客戶，你沒有認真答復可能會失去，如果是國內同行，如果你發了詳細的資料或者報價，將會泄漏自己的信息，特別是技術設計比較高的行業，泄漏信息是十分不好的。所以識別真假客戶是必要的。如何識別他們？
首先，查一下發件人的IP，方法：右鍵單擊收到的郵件，選擇屬性－詳細信息，在里面你會看到幾個IP地址，然后查詢IP所屬的區域，可以到ip.lk52.com這類的網站查，輸入IP地址就可以知道來自哪個地區；
其次，如果你的網站有計數器，同時可以參考一下計數器里面的IP記錄，看看是不是有這個IP瀏覽過你的網站；一般來說用國外代理服務器上國內工廠的網站比較困難，所以一般國內的是用真實IP上你的網站，發送郵件的時候可能會用代理服務器。用計數器還有一個好處，就是可以知道瀏覽你網頁的是通過什么地方知道你的，是點擊B2B網站上面的鏈接還是直接輸入你的網站地址？如果是直接輸入地址，那就要想想他是怎么知道的。
第三，看看客戶發來郵件的時間，根據時差判斷客戶發送郵件的時間，比如早上八九點從德國IP發送過來的郵件基本有問題。
第四，看看客戶在郵件里面是否留了詳細的聯系資料，如果有網址，詳細電話傳真地址等，一般比較可信，對于資料不全的，可以問問他的聯系資料，猜測有問題的，可以發送傳真或者電話詢問一下。打電話給客戶會讓客戶覺得你比較重視他，哪怕只是說明一下收到了他的訊盤，有利無害。
第五，分析客戶訊盤的內容，如果有具體的規格，詳細的要求，這類客戶比較有價值，如果只是籠統的要樣本價格單什么的，比較沒什么意義，至少短期沒什么價值。
對于使用YAHOO, HOTMAIL郵箱的訊盤，多留心。
如何撰寫一封規范的郵件：
1．使用統一的信紙，最好有公司的商標，主要產品的圖片類別等等，很方便就可以做一個，網絡下載的信紙不太適合商務使用。
2．格式正確，統一，郵件主題合理，拼寫無誤。所有發給客戶的郵件應該采用統一的格式：
（1）郵件主題最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行業是PLASTIC，這封郵件的內容是給一款產品報價，那么主題可以寫Export Plastic/quotation of item A. 這樣有一個好處，可以方便客戶以及你自己以后查找給客戶的信息，對于來往郵件很多的客戶，開始的時候我往往要花很多時間去查找以前的報價以及其它資料，但是現在通過主題就很方便知道郵件大概內容是什么，節省很多時間。
（2）郵件正文兩端對齊：對于段落很多的郵件，正文兩端對齊會顯得很整潔。
（3）第一封郵件最好寫上Mr.或者Ms.某某，職位寫SALES MANAGER等，不管你是不是經理，寫上沒關系，你職位高客戶會覺得把他當回事，有好處。
（4）落款有公司標識以及詳細聯系資料
3．版面整潔，在OE里面將撰寫郵件的字體，字號（10－12號比較好）都設置好，不要一會大字一會小字；也不要花花綠綠的，特別是不要全篇都是大寫字母，會增加閱讀的難度，讓人反感。除非是對一些需要特別提醒客戶注意的地方，可以用大寫，加粗，特殊顏色等突出顯示。
4．拼寫無誤，在每封郵件發出之前都應該利用拼寫檢查工具檢查是否全部拼寫無誤
5．表述準確，能夠準確表達我方的觀點，不要使客戶產生任何的歧義，盡量避免有歧義的單詞或者短語，盡量避免使用俚語等。
6．詳細，能夠提供給客戶非常詳細的資料，回答他的問題，并將他沒有問到的問題提出來。 有時候你提出的問題會讓客戶覺得你很細心，很可靠而且非常專業。當然，詳細并不是說一股腦的將所有東西都托盤而出，應該學會在適當的時候談適當的事情。
7．有條理，能夠讓客戶清楚地明白郵件內容，談完一件事再談另外一件，混在一起會讓人頭暈。很多時候，用1，2，3，4等標出來你要說的東西會非常有用，客戶很清楚就知道你要說或者問什么。
8．方式多樣，比如配合作圖說明，照片說明等，往往很多事情用語言很難說清楚，但是如果給一張圖紙，或者一幅照片，那就一目了然了。比如你說你如何玉樹臨風，說再多什么用，來張PP不就明白了？
9．及時，做到當天郵件當天答復，在收到郵件后應該馬上整理出自己不能解決的技術問題，及時提供給技術部門或者供應商，要求他們在什么時候給予詳細答復。養成一個好習慣，在早上收到郵件后，整理出哪些需要詢問技術人員或者供應商的，將問題給他們后，再來回復能夠回復的郵件。如果不能當天答復，給客戶一個說明，為什么答復不了，并承諾一個明確的時間。
10．適時跟蹤，一般客戶都是同時詢問很多的供應商，所以要適時提醒他你把他放在心里，并讓他知道你在等待。比如公司有了什么技術改進或者新的產品開發，可以發送給很多客戶，或許機會就在那里。
11．學會維護和客戶的關系，這個是最難的一點，同時也是最重要的，需要自己體會。坦誠對人，不要欺騙，基本的一點。適當的恭維也很有用。
如何保存郵件：
基本我們用OE的比較多，郵件多了，往往找什么找很久，另外或許一次重裝電腦，什么都沒有了。所以，學會管理郵件。
1．在OE里面，默認的郵件文件夾地址在系統盤，遇到重裝電腦的時候很容易丟，所以可以更改到非系統盤，點擊工具－選項－維護－存儲文件夾，將文件夾更改到非系統盤。
2. 在OE里面，按照客戶姓名或者地區等，新建文件夾，將相關的郵件存儲到相關的文件夾里面。比如建立一個以客戶姓名命名的文件夾，將他發送過來的郵件全部存在他的文件夾里面。
3．重要客戶的重要郵件，應該及時保存到安全的地方，單封郵件用另存為即可，如果多封郵件，可以全部選中，按照附件轉發，存儲新的郵件即可，你要保存的信息都在附件里面。
4．對于一些格式化或者可以適用于不同客戶的信息，可以單獨保存。比如公司的介紹。還有比如你給了一個客戶一個SOLUTION，或許以后還有其它客戶詢問相同或者相關的東西，如果你保存好了，可以馬上COPY過來，不用冥思苦想到底我當時是發給了哪個客戶了呢，要花費很多的時間去查找或者重新做。
5．定期將客戶郵件內容整理出來，用一個EXCEL表格統計發給一個客戶的信息，哪天發了什么東西，報了什么價格，一目了然。重要客戶的信息可以打印保存，最安全。
