1.答復客戶詢盤：
如果是老客戶，老產品，一般在客戶下P.O （Perchase Order）之前，都會和相關業務員詢問有關該產品的最新價格，交貨期，訂單數量，等等。
作為外貿業務員，當然要及時客觀的回答客戶的詢價，爭取客戶盡快下單。當然，回答客戶之前，要和該產品的供應商（生產廠）確定該產品的交貨期，價格是否有變化，等等。一旦確定，及時回復客戶。
如果是新客戶，那當然要問清產品品名，型號，數量，交貨港，并聯系工廠，詢價，爭取最好價格，因為是新客戶，價格要低一些，爭取先建立起業務關系。
2.報價：
一旦上面和工廠，海運公司詢問海運費等費用后，業務部的相關外業務員要及時回復客人查詢，報價要明確貨物品名，型號，數量，包裝方式，交貨期，付款方式，及柜型和外貿術語，交貨港，等，
并盡快做PI(Peroforma Invoice)，以PI形式給客戶做正式報價。
3.得到訂單：
當然，客戶不一定一次性就會接受你的報價，客戶會讓你給些DISCOUNT,你要看你價格的利潤空間，如果你的利潤還可以，可以給客戶一1~2%的DISCOUNT,但要讓客戶看出你很為難，這樣客戶會很珍惜你的讓價，并會欣然接受這個讓價。
同時，客戶一定會和你探討付款方式，對于老客戶當然沒得說，以前是怎么做的這票貨還是那么做。
但是對于新客戶，最把握的方式是通過即期信用證，如果客戶不同意，可以30%定金隨訂單，70%裝船后，憑掃描提單正本，付款，收到付款后，快遞正本提單給客戶提貨。
這個付款條款一般會經過多次商談才能確定，不同客戶不一樣的。但是，我們的把握住一點，就是必須保證貨物所有權在沒有收到全部貨款前在我們手中。
這樣經過多次洽談，你會很快收到客戶正式的訂單 PO.Perchase Order。
4.下生產訂單：
得到客人的訂單確認后，外貿業務員一定要認真核對客戶訂單上的價格，品名，規格，付款方式，交貨港，目的港，包裝等等條款和事先和客戶達成的是一致的，確定客戶沒有私自更改，或者客戶書寫錯誤。
確認無誤后，制作工廠備貨訂單給工廠下生產單，安排工廠生產計劃。
5.業務審批：
外貿業務部收到客戶訂單后，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。
合同審批需附上外商訂單傳真件，或E-MAIL件，或訂單表單等打印件，與工廠的收購合同。
審核表要由相關業務員簽名，外貿業務部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。
如外商訂單金額較大的，或需要事先給國內供應商（生產工廠）預付款和或者對外有傭金等條款的，要經公司總經理審批。
合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進跟單員跟進。
6.下達生產通知：
外貿業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知，通知工廠按時生產。
1）如果客戶是L/C付款的，如果是OEM訂單，就是按照客戶的設計，圖紙，或樣品生產的專用貨物，一定要在收到客戶L/C后再和工廠簽訂采購合同并安排生產。
因為OEM的訂單，必須L/C先到，后生產，因為，一旦你先生產了，但是客戶最后沒開了信用證，你這些貨物賣給誰去？但是工廠已經生產了，你們必須給工廠貨款，這樣外貿公司損失就大了。
如果是國內廠家自有品牌產品，或者通用標準產品，也就是說，誰都可以買的貨物，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到。
這是因為，工廠先生產，發貨前一個月信用證到后安排租船交貨，假如客戶不能開來信用證，反正我們還沒發貨，至少還可以買給別的進口商。
收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，品名，規格，價格，等等條款是否和事先的合同，形式發票相同，特別是交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。
2）如果是T/T付款的客戶，一定要確保30%定金已經到賬再安排工廠生產，70%余款已經到賬再發放正本提單給客戶。確認資金已經到賬非常重要。
3）如果是放帳客戶，或通過銀行D/P,D/A等方式收匯等，必須得到經理確認。
7.驗貨：
1）跟單員要及時跟進工廠備貨情況，并在交貨期前一周，通知公司驗貨員及時到工廠驗貨。
2）如果客人要自己或指定驗貨人員來工廠驗貨，要提前一個月告知客戶必須再那月那天到工廠來驗貨（在交貨期一周前），必須提前約定客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
3）如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期三周前，或者最晚兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好驗貨時間。確定后再將驗貨時間通知工廠。
8.制備基本文件：
工廠提供的裝箱資料，制作出口外銷合同（報關用），出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務部跟單員制作，交給單證員）。
9.商檢：
如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。
而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10.租船訂倉：
1）如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。
應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。
應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉委托書，通常在開船一周前可拿到定倉紙（配載通知書）。
2）如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人。
如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周確定定倉，程序同上。
3）如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定拼箱倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。
4）向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。
11.安排拖柜：
1）貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。
要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。
如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等。
2）傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
3）要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
4）如果是工廠自己送貨到集裝箱廠長，要事先把貨代公司傳來的配載通知書事前發給工廠，讓工廠按時按照配載通知書按時送貨。
12.委托報關：
在工廠自己送貨或拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行（現在都是網上簽約，無紙化報關），委托出口報關及做商檢通關換單。
通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等（這些一般都是貨代和報關行聯系安排）。
13．獲得運輸文件：
1）最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
2）督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。
3）及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。（這些都是貨代代理辦理）
14.準備其他文件：
1）商業發票：L/C要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在L/C開證日之后，交貨期之前。
發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。
如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
2）FORM A原產地證書：FORM A原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。
需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。
不能在發貨之前辦理的，需要再發貨后辦理證書的，需要提供報關單，提單等文件。
經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
3）一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。
4）裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。
5）裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的名品，規格，數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。
按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。
15. L/C收匯：
1）如果是采用L/C收匯，應在信用證規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，做到單單相符，單證一致，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
2）采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單或掃描提單正本發郵件給客人要客人見到提單掃描件或傳真后馬上付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件快遞寄給客人。
3）如果T/T收匯的，要求收全款后才能裝船的，要等收款后再安排出租訂艙和拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16.業務登記：
每筆出口業務在完成后要及時做登記，備案存檔，包括電腦登記及書面登記備案，所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用便于以后查詢，統計等。
17.收集信息：
單證員平時應注意收集海運價格變動，船期，航線等信息，為業務員報價提供幫助。
18.外貿企業出口退稅流程
1）上面流程12中報關行報關后，海關放行，貨物離港，海關通過網絡系統將出口報關單上報國稅局
2）、 銀行收到客戶的貨款后，銀行通過出口收匯核銷網上報審系統上報外管局=》外管局通過網上系統把這筆貨款收匯核銷信息上報國稅局。
3）到電子口岸可以查出貨物出口報關單，并打印出來備用。然后根據報關單上的品名，數量，單位，在按照事先和工廠簽訂的購買合同的金額，安排工廠開增值稅發票。
4）收到工廠增值稅發票后，在退稅申報網上輸入增值稅發票號進行認證（如果你們公司沒有這個認證密鑰U盤）那就親自到國稅局去認證。
5）增值稅發票認證通過后，系統會有反饋確認消息，這樣就可以在退稅申報網上申報退稅了，填寫如下表格：
（1) 外貿企業出口退稅進貨明細申報表
（2) 外貿企業出口退稅匯總申報表
（3）外貿企業出口退稅出口明細申報表
然后上傳給國稅句，等國稅局確認后，把上述三個表格打印出啦，法人簽字，財務負責人簽字，再附上出口發票副本，報關單退稅聯副本蓋上公章，增值稅發票第二聯（抵扣聯）一同用出口企業貨物退稅憑證裝訂封皮一同訂好，備查。
然后我們就等待退稅退回我們的賬戶了。大約3-4個月吧，大型企業退稅快，小型企業退稅慢。
19.外貿公司出口退稅賬務處理
1、外貿公司出口退稅（增值稅）核算
外貿公司出口貨物必須單獨設賬核算購進金額和進項金額，如購進貨物當時不能確定用于出口或內銷，一律記入出口庫存賬，內銷時從出口庫存賬轉入內銷庫存賬。
（1）購進出口貨物時，借：庫存出口商品
應交稅金—應交增值稅（進項稅金）
貸：銀行存款（應付賬款）
（2）貨物出口后，根據征稅率與退稅率的差率，計算征退稅差額及應收出口退稅額
借：主營業務成本（征退稅差額）
應收出口退稅
貸：應交稅金—應交增值稅（進項稅轉出）
—應交增值稅（出口退稅）
（3）收到出口退稅款，借：銀行存款
貸：應收出口退稅
2、外貿公司出口退稅（消費稅）核算
外貿公司自營出口應稅消費品，應在應稅消費品報關出口后向主管退稅的稅務機關申請退還已納消費稅。
（1）貨物出口后計算應退稅款
借：應收出口退稅（消費稅）
貸：主營業務成本
（2）收到退回的消費稅款時
借：銀行存款
貸：應收出口退稅（消費稅）
3.例題：某外貿公司2016年5月從某日用化妝品公司購進出口用化妝品1000箱，取得的增值稅專用發票注明的價款為100萬元，進項稅額為17萬元，貨款已用銀行存款支付。當月該批商品已全部出口，售價為每箱150美元（假設當日匯率為1美元＝8元人民幣），申請退稅的單證齊全。該化妝品的消費稅稅率為30％，增值稅退稅率為13％。要求計算應退增值稅和消費稅并編制會計分錄。
應退增值稅稅額＝1000000×13％＝130000（元）
轉出增值稅額＝170000－130000＝40000（元）
應退消費稅稅額＝1000000×30％＝300000（元）
購進貨物時，借：物資采購1000000
應交稅金──應交增值稅（進項稅額） 170000
貸：銀行存款1170000
貨物入庫時，借：庫存商品——庫存出口商品 1000000
貸：物資采購1000000
出口銷售時，借：應收賬款 USD150X8X1000=1200000
貸：主營業務收入——出口銷售收入1200000
結轉商品銷售成本，借：主營業務成本 1000000
貸：庫存商品1000000
進項稅額轉出，借：主營業務成本 40000
貸：應交稅金——應交增值稅（進項稅額轉出） 40000
計算出應收增值稅退稅款，借：應收出口退稅130000
貸：應交稅金——應交增值稅（出口退稅） 130000
收到增值稅退稅款時，借：銀行存款130000
貸：應收出口退稅（增值稅） 130000
計算出應收消費稅退稅款，借：應收出口退稅（消費稅） 300000
貸：主營業務成本300000
收到消費稅退稅款時，借：銀行存款300000
貸：應收出口退稅（消費稅） 300000
瑞豐德永(Richful Deyong)2008年始創于香港，系卓佳(Tricor)集團成員，是亞洲具有領先地位的專業服務機構，在全球21個國家/地區47個城市設有辦事處，擁有2500多名員工，服務超過30000客戶，1300間香港聯交所上市公司，500間新加坡和馬來西亞上市公司，名列財富雜志500強企業超40%及眾多跨國知名公司。
