一、代表處經營范圍
外國企業代表處，又稱外國企業在華常駐代表處（常駐代表機構，Resident Representative Office or Permanent Representative Office）。代表處的經營范圍最初應當在向登記機關提交的文件中寫明，由工商行政管理機關確認后（特殊行業需審批），該經營范圍將被規定在常駐代表機構登記證上。外國企業的駐華常駐代表機構只能在其登記證規定的范圍內從事活動。
一般的外國企業常駐代表機構只能在中國境內從事非直接經營活動，代表外國企業進行外國企業的業務范圍內的聯絡、產品推廣、市場調研、技術交流等業務活動。但是，如果中國和該外國企業所在國政府簽訂有雙邊條約，該雙邊條約明確規定外國企業常駐代表機構可以在華從事直接經營活動的，則應當按照協議規定辦理。
雖然法律不允許辦事處從事直接經營活動，但并不意味著辦事處不得從事任何經濟活動。辦事處有權從事維持其運營所必須的經濟活動，簽訂維持辦事處運營所必須的經濟合同。
二、代表處登記程序
根據《關于部分外國（地區）企業常駐代表機構實行直接登記的通知》，自 2004年7月1日起，除特殊行業企業外，外國企業在上海設立代表處實行直接工商登記，無需外經委審批。設立外國企業代表處，應委托具有企業登記代理資質的公司（有時可視具體情況而定）代理申辦程序。全套設立程序如下：
1、 市對經貿委接受承辦單位代外國企業申請設立代表機構齊全的申報材料后,30日內作出批準或不予批準的決定
2、外國企業被批準設立機構后,由代表機構的首席代表在規定的發證時間內,向審批機關領取批準書。并在批準之日起的30天內,持批準證書到登記機關辦理登記手續。逾期不辦理登記手續的,批準證書自行時效,由審批機關收回批準證書
3、 常駐代表機構如需延期,外國企業須提前60天通過原承辦單位向審批機關提出申請,辦理延期手續
4、 常駐代表機構駐在期限屆滿或提前終止業務活動,應在終止前30天提出申請,并于清理債務、稅務和其它有關事宜,辦理工商登記、長期居留及海關備案等注銷手續 。
辦理事項和主管部門
工商登記：上海市工商行政管理局
刻制公章：上海市公安局
企業代碼登記：組織機構代碼管理中心
統計登記：統計局
外匯許可證：上海市外匯管理局
稅務登記：稅務局對外稅務分局
海關備案登記：上海海關
健康證明：衛生檢疫站
外籍代表就業證：勞動和社會保障局
外籍代表居留證和工作簽證：公安局出入境管理處
上述登記工作完成后，對上述登記內容的任何變更應當經登記機關審批登記。
三、注冊代表處所需文件
1、 外企設立常駐代表機構的申請書(原件)
該申請書應該簡要介紹該外企的情況及其在中國境內的經營活動。同時申請書還應當列明所提交的文件清單。如果外國企業認為需向審批機關提供任何其它資料，應在其申請書中說明。此書由代理機構根據代表機構所提供材料內容代寫,并由該董事或總經理簽名。
申請書應當簡明扼要，必須包括下列主要資料:
(1) 該外國公司的情況及其在中國境內的經營活動
(2) 在華常駐代表機構的名稱
(3) 在華常駐代表機構的目的
(4) 在華從事的業務范圍
(5) 首席代表（Chief Representative）的姓名
(6) 在華常駐代表機構的駐在期限
(7) 在華常駐代表機構的地址
申請書應當使用提出申請的外國企業的信頭紙。
2、 外企的銀行資信證明(原件3份)
該資信證明是一封簡短的信函，應由外國公司的開戶銀行行簽發，簡要介紹該外國公司的資信情況。資信證明必須包括下列資料:
(1) 該外國企業的名稱及帳號；
(2) 該外國企業通常的存款額，例如申請書日期之前半年或一年的平均存款額；
(3) 對于該外國公司的資信情況的簡要評價。
開出資信證明的銀行應當是與該外企有業務往來的銀行。資信證明應當印在銀行的抬頭紙上，并由授權人員簽字。
3、 首席代表的任命書(原件3份)
該任命書應當簡明扼要，主要內容為提出申請的外國企業任命何人為常駐代表機構的首席代表。一般應當印在申請企業的信紙上，此書由代理機構根據代表機構所提供材料內容代寫,并由該外國企業的董事長、總經理或其它負責人簽字。
由該企業董事長或總經理簽署的委任常駐代表機構首席代表和代表的授權書，首席代表和代表的簡歷及身份證件（影本）如董事長任首席代表或代表，其授權書必須由該企業董事會兩名以上董事簽署，不設董事會的企業由執行董事簽署有關文件。
4、 首席代表和其它常駐代表的簡歷、護照的影本和照片4張
簡歷使用公司正式信箋，包括姓名、出生日期、國籍、婚姻等。簡歷應從高中學歷開始至現在止，時間應具有連貫性。
5、 涉外辦公樓的租憑以及房產證
外國公司在上海設立辦事處，必須向登記機關提交一份已經簽訂的辦公室租約，有關租賃辦公室的意向書或者購買房產的證明。這主要是為了證明將設立的辦事處有辦公場所。
應當注意，在中國并不是所有的建筑物都可以出租給外國企業作為其辦事處的辦公場所。只有是經過公安局確認的涉外辦公樓才可租用作為代表處的辦公場所。
6、 外國辦事處設立登記表
該表一般由登記機關印制，外國企業或承辦單位可以從登記機關直接領取。申報表的主要內容是申請設立常駐代表機構的外國企業和即將設立的常駐代表機構的基本情況。
7、 公司成立證書或證明
該等文件應為公司成立證書或相應文件，其格式和內容因該外國公司成立地所在的國家和地區不同而不同。外國（地區）企業所在國或地區的有關當局出具的合法開業證明如不能提供原件，應當提交經當地公證機關出具的公證文件、使領館出具的認證文件或律師出香港企業提交合法開業證明和該企業委任常駐代表機構人員的授權書可以提供原件；也可以提交由香港的中國委托公證人出具的，并經中國法律服務（香港）有限公司審核簽章轉遞，并附以附件確認本的證明文件。
8、外國企業情況介紹
提供企業概況，包括企業名稱、注冊地址、經營范圍、員工人數、營業額、海外分支機構、董事長及總經理姓名等。
9、 注意事項
1）上述文件必須用中文編制，如果采用外文，各審批機關均要求附有中文譯文且需由專業翻譯公司翻譯。
2）上述文件如未注明為影本的，均須提交原件。
3）按要求提交影本的材料，應由申請人加蓋公章，并注明與原件一致。
