新查冊制度下香港公司該如何準(zhǔn)備？為何強(qiáng)調(diào)個(gè)人資料保護(hù)很重要？

2022-11-10 18:41:52

《香港公司條例》正在實(shí)施新的查冊制度。這將為公司董事和其他相關(guān)個(gè)人的個(gè)人資料提供額外保護(hù)。本文列出了這些保護(hù)措施以及新制度的實(shí)施時(shí)間。

2014年3月3日，新《公司條例》（第622章）取代了之前的《公司條例》（第32章）。根據(jù)修訂后的準(zhǔn)則，如果企業(yè)破產(chǎn)，公眾可以獲取有關(guān)公司董事、公司秘書或清算人的某些個(gè)人資料。此類資料通常是涉及個(gè)人隱私，包括其常住地地址和完整的身份識別碼。

新的個(gè)人資料保護(hù)規(guī)定
目前，如果某人希望查閱他人的個(gè)人資料，則必須發(fā)表聲明闡明其搜索目的，并確認(rèn)他們僅將數(shù)據(jù)用于其已陳述的目的。
隨著技術(shù)進(jìn)步和對數(shù)據(jù)安全的廣泛關(guān)注，這種方法的保護(hù)程度不再足夠。因此，修訂后的條例為新的查冊制度做出了規(guī)定，在該制度下將引入以下附加保護(hù)措施：
1、只有公司董事和秘書的通訊地址，以及董事、公司秘書和其他相關(guān)個(gè)人的部分身份識別碼，才會顯示在公司注冊處保存的公司登記冊中。這適用于新的查冊制度開始后提交的文件。
2、只有提出申請的人士才能訪問他人的個(gè)人常住地地址和完整身份識別碼。法院認(rèn)為適當(dāng)時(shí)可披露此類資料。如果公司注冊處無法通過提供的通訊地址有效地與董事溝通，則公司注冊處也可能會披露常住地地址。
3、在新的查冊制度開始實(shí)施之前已將其受保護(hù)信息包含在文件中的個(gè)人，可以向公司注冊處申請阻止對此類材料進(jìn)行檢查。
4、公司也可以保留其登記冊中包含的保護(hù)信息不受公眾查閱。
盡管此類保障措施已于2014年納入了《公司條例》，但相關(guān)制度尚未實(shí)施。因公司注冊處的綜合資訊系統(tǒng)需作大幅改良，而新計(jì)劃將于2023年年底完成。

新查冊制度的實(shí)施時(shí)間
該查冊制度將在2023年底之前上線。新查冊制度將分為以下三個(gè)階段實(shí)施：
第1階段
公司條例的規(guī)定將允許公司拒絕對于董事和公司秘書的常住地和完整身份識別碼（僅適用于其自己的登記冊）。本階段將從于2021年5月提交立法會的具體附屬立法開始。
第2階段
從2022年10月開始實(shí)施《公司條例》的相關(guān)條文，以禁止對公司注冊處的受保護(hù)信息進(jìn)行公開檢查（僅適用于在此階段開始后提交注冊的文件）。
第3階段
從2023年12月開始，實(shí)施所有剩余的《公司條例》條文。容許有關(guān)人士阻止已經(jīng)在注冊處存檔文件的受保護(hù)資料免于公開檢查。
除了新的檢查系統(tǒng)外，公司注冊處還指出，它可能會隨時(shí)修訂與查閱與登記冊中歸檔文件有關(guān)的管理措施。例如，要求說明查閱目的，但迄今為止尚未提出任何此類修正案。

公司應(yīng)如何準(zhǔn)備？
在2022年10月第二階段開始之前，公司只有在必要的立法修正案通過后，才能將其自己登記冊中的常住地地址和身份識別碼排除在公眾檢查之外。目前公司需要確定是否執(zhí)行此決定，如果是，則需引入必要的內(nèi)部流程。

個(gè)人資料保護(hù)的重要性
2020年1月，香港政制及內(nèi)地事務(wù)局發(fā)表了一份討論文件，其中考慮對《個(gè)人資料（私隱）條例》進(jìn)行更新，以解釋“人肉搜索”等現(xiàn)代趨勢。這是在互聯(lián)網(wǎng)上披露個(gè)人資料的地方。本文還研究了數(shù)據(jù)處理的引入，以通知用戶任何此類數(shù)據(jù)泄露。

盡管尚未針對這些擬議的修訂提出實(shí)施計(jì)劃，但公司應(yīng)注意更大的趨勢：監(jiān)管部門日益強(qiáng)調(diào)個(gè)人數(shù)據(jù)的重要性。如果您的公司在處理信息時(shí)可能會讓你面臨未來的監(jiān)管審查，則采取行動(dòng)的時(shí)間宜早不宜遲。

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